Een frequent verzuimer aanpakken doe je zo!

De meldingsfrequentie van verzuim per medewerker binnen Nederland ligt rond de één keer per jaar. Dit betekent dus dat werknemers gemiddeld één keer per jaar ziek zijn. Hoe hoger de meldingsfrequentie hoe groter de kans is dat de medewerker langdurig gaat uitvallen. We spreken van frequent verzuim als iemand zich minimaal 3 keer per jaar ziek meldt. Maar hoe kan je verzuim terugdringen? Hieronder vind je belangrijke tips die je kunnen helpen bij de verslaglegging en gespreksstof.

 

Hoe verhoog je de drempel van een verzuimmelding?
Laat medewerkers zich telefonisch afmelden bij hun direct leidinggevende en accepteer geen schriftelijke ziekmelding zoals een bericht via Whats-App of mail. Houd bijvoorbeeld iedere dag dat de medewerker ziek is contact met elkaar.  Zorg dat medewerkers dit beleid kunnen terugvinden in bijvoorbeeld het personeelshandboek of de arbeidsovereenkomst. Twijfel je over de ziekte van je werknemer? Schakel dan direct de bedrijfsarts in. De bedrijfsarts is de enige persoon die mag bepalen of iemand ziek is.

Leg afspraken schriftelijk vast en stuur op de feiten. Hoe lang is iemand ziek? Hoe vaak is iemand ziek? Verder kun je ervoor kiezen om een wachtdag in te houden bij verzuim of een beloning te geven als er geen sprake is van verzuim (aanwezigheidspremie of continuïteitsbonus). In sommige cao's is al een verzuimbonus of soortgelijke regeling opgenomen.

Vraag aan de medewerker of de verzuimmelding verband houdt met het werk, arbeidsongeval of wellicht door een verkeersongeluk (i.v.m. aansprakelijkheid). Wanneer verwacht de medewerker weer aan het werk te kunnen en wat is het verpleegadres van de medewerker? Je stelt deze vragen vanuit betrokkenheid, niet vanuit nieuwsgierigheid. Persoonlijke aandacht is een goed middel om verzuim te voorkomen.

 

Bereikbaarheid bij verzuim
Medewerkers moeten tijdens hun verzuim bereikbaar zijn voor hun werknemer en arbodienst. Dit heeft te maken met de re-integratie verplichting en inspanningsverplichting van zowel werknemer als werkgever. Is de medewerker tijdens zijn verzuim niet bereikbaar en houdt hij zelf zijn leidinggevende niet op de hoogte? Dan mag de werkgever de werknemer een loonsanctie opleggen. Waarschuw de werknemer voordat je een loonopschorting of loonstop toepast. Dat is verplicht. Een loonstop moet je vervolgens schriftelijk bekend maken aan je werknemer.

Drie keer ziek betekent verzuimgesprek met leidinggevende
De meeste medewerkers zijn tegen hun werkgever zelf al heel open over de reden van hun verzuim en soms kan deze reden heel herkenbaar voor de werkgever zijn. Toch is het belangrijk om hierover met elkaar in gesprek te gaan. Dit doe je ter voorkoming van meer, langdurig verzuim.  Als werkgever mag je niet vragen naar de aard van de klachten of de reden waarom iemand zich ziek meldt, maar een werknemer mag dit uiteraard zelf wel vertellen. Let als werkgever op met de verslaglegging hiervan. Volgens Wet bescherming persoonsgegevens is dit niet toegestaan.


Maar, wat mag de werkgever wel vragen?
Bij frequent verzuim gaat het niet om de aard van de klachten, maar om het gedrag wat de medewerker hierbij vertoont – het frequent ziekmelden. Dit betekent dat frequent verzuim deels beïnvloedbaar is. De meeste frequent verzuimers zijn zich niet bewust van de gevolgen van hun ziekmelding. Des te belangrijker om het bespreekbaar te maken en de afspraken schriftelijk vast te leggen!

Aanpakken van verzuim
Wat bespreek je tijdens een verzuimgesprek? Welke vragen mag je als werkgever wel en niet stellen? Hieronder enkele voorbeelden om op het gedrag van de medewerker in te spelen:

-          Wat is het doel van jullie gesprek?

-          Hoe gaat jullie organisatie om met verzuim? Wat zijn de regels bij ziekmelden en is dit duidelijk voor de medewerker?

-          Wat zijn de feiten van het verzuimpatroon? Geef de medewerker objectieve cijfers over het verzuim, exacte data en de duur.

-          Weet de medewerker wat de gevolgen zijn van de ziekmelding? Wat betekent dit voor het team, de afdeling en voor de medewerker zelf?

-          Wat zou het probleem zijn dat ontstaat door het verzuimgedrag van de medewerker?

-          Welke zaken hebben meegespeeld bij het nemen van de beslissing om ziek te melden?

-          Wat gaat de medewerker doen of wat heeft hij al gedaan om toekomstig verzuim te voorkomen en te beïnvloeden?

-          Heeft hij hier hulp bij nodig van zijn werkgever?

-          Zijn er andere zaken op het werk die wellicht meespelen om (sneller) een verzuimmelding te doen? 
(conflicten op de werkvloer, onrust in het team, heeft de medewerker het nog naar zijn zin?)

 

Verslaglegging op de juiste manier
Is er een verzuimgesprek met de medewerker gevoerd? Leg dit te allen tijde schriftelijk vast! De vragen die hierboven omschreven staan en de gegeven antwoorden moeten worden toegevoegd aan het dossier van de medewerker. Verder volgen hieronder de gegevens die door de bedrijfsarts of arbodienst aan de werkgevers mogen worden gecommuniceerd en door de werkgever mogen worden verwerkt:

-          De werkzaamheden waartoe de werknemer nog wel of niet meer in staat is (functionele beperkingen, restmogelijkheden en implicaties voor het soort arbeid dat de werknemer nog kan verrichten). Dit is uitsluitend beoordeeld en teruggekoppeld door de arbodienst/bedrijfsarts;

-          De verwachte duur van het verzuim;

-          De mate waarin de werknemer arbeidsongeschikt is (gebaseerd op functionele beperkingen, restmogelijkheden en implicaties voor het soort arbeid dat de werknemer nog kan verrichten). Dit is uitsluitend beoordeeld en teruggekoppeld door de arbodienst/bedrijfsarts;

-          De eventuele aanpassingen of werkvoorzieningen die de werkgever in het kader van de re-integratie moet treffen.

-          Maak een plan van aanpak met: eventuele aanpassingen op het werk, trainingen en cursussen die de werknemer kan of moet volgen, activiteiten voor begeleiding naar een andere werkplek en/of werkgever.

 

Een huisarts is géén bedrijfsarts
Medewerkers bezoeken sneller een huisarts dan een bedrijfsarts om de aard van de klachten te onderzoeken en te laten beoordelen. Maar toch mag een huisarts niet beoordelen wat de vervolgstappen zijn om te re-integreren op het werk. Hij is namelijk niet opgeleid om te oordelen over de relatie tussen ziekte, werk en belastbaarheid. Dus als een huisarts iets afraadt wat ook voor de werkvloer kan gelden, kun je het beste meteen advies inwinnen bij de bedrijfsarts.

Kortom: Laat het medische gedeelte van verzuim dus bij de arbodienst en bedrijfsarts.

 

Een laatste tip 😊 
Ook een werkgever is geen bedrijfsarts, dus stel geen medische of diagnosticerende vragen! Vraag een medewerker wat hij/zij nog wél kan zodat u gezamenlijk kunt (blijven) kijken naar de beste oplossing. Blijf interesse tonen en hulp aanbieden waar mogelijk is. Ook als de medewerker aan het werk is.